Dicas : Arquivando documentos.

A primeira regra é fazer a triagem de papéis e jogar fora o que é desnecessário.
Faça uma cuidadosa leitura de todo o material e decida, o que pode e deve ser jogado fora.

Organize o arquivo utilizando um método específico: por ordem alfabética, por assunto, etc.
A falta de padronização facilita a bagunça e torna mais difícil a procura de papéis.

Mantenha um índice no computador de tudo o que há no seu arquivo. Desta maneira será mais fácil localizar pastas e documentos. Não se esqueça de manter o índice atualizado.Mantenha separados os assuntos comerciais dos documentos pessoais.

Criar categorias para seus arquivos e pastas. Estes irão variar, dependendo do seu tipo de negócio. Algumas categorias podem ter rótulos óbvios, como clientes, informações fiscais, fornecedores e futuros projetos. Concentre-se em classificar todos os seus documentos para estas grandes categorias.

Quebrar a grandes categorias em subcategorias menores, se for o caso. Por exemplo, se sua empresa tem clientes, criar uma pasta para cada cliente. Se os documentos de um cliente são numerosas demais para caber em uma pasta, quebrar essa categoria ainda mais. Arquivo separado do cliente em pastas diferentes para diferentes tipos de documentos.

Rotular todos os seus arquivos de acordo como você provavelmente vai procurá-los. Valendo das suas necessidades.

Coloque todos os seus documentos em um armário de arquivamento caixa ou recipiente similar. Se você tem muitos arquivos, manter os que você usa com mais freqüência ao lado de sua mesa. E manter os arquivos que você pode usar apenas uma vez por ano em um compartimento separado.

Manter separados documentos designado para o lixo. Sempre levar para o lixo os não mais necessários. Se você não tem certeza se pode dispor de um documento, designar uma pasta para um "possível lixo" e manter o documento arquivado lá até que você pode rasgar.

Lembre-se de que ter um arquivo em ordem é condição essencial para evitar problemas.